Wie Sie bei Zustellung und Zugang von Kündigungen rechtlich auf der sicheren Seite bleiben
Mit Kündigungen ist es manchmal wie mit dem öffentlichen Nahverkehr. Stellen Sie sich vor, Sie kaufen am Automaten ein Ticket, steigen in die S-Bahn und werden kurz darauf auch kontrolliert. Sie zeigen Ihre Fahrkarte vor, der Kontrolleur schaut kritisch und sagt plötzlich:
„So geht das aber nicht! Fahren ohne gültigen Fahrschein – das macht dann bitte 60 Euro!“
Wie bitte? Das muss doch wohl ein Irrtum sein! Das frisch gekaufte Ticket ist doch für die Fahrstrecke gültig – oder etwa nicht? Während Sie spüren, wie die Blicke der anderen Fahrgäste auf Ihnen ruhen, verrät Ihnen der Kontrolleur, was Sie falsch gemacht haben: Sie haben schlichtweg vergessen, das Ticket am Entwerter abzustempeln.
Kündigungszustellung: Kleiner Fehler, große Wirkung.
So ähnlich, nur mit deutlich gravierenderen Konsequenzen muss es sich für Geschäftsführer oder Personalverantwortliche anfühlen, die sich sicher waren, bei der Kündigung eines Mitarbeiters an alles gedacht zu haben. Nur um dann herauszufinden, dass diese an einer vermeintlichen Lappalie gescheitert ist.
Neben den „großen“ gesetzlichen Vorgaben kommt es bei Kündigungen auf Fingerspitzengefühl und die Feinheiten an. Kündigungen rechtssicher zustellen – das ist beispielsweise eines dieser kleinen Details, deren große Wirkung nur allzu häufig unterschätzt werden.
Denn im Gegensatz zu einer nicht abgestempelten Fahrkarte kostet Sie Nachlässigkeit beim Zugang einer Kündigung – sprich: die nicht rechtssichere Kündigungszustellung – mitunter viele Tausend Euro. Obendrein ist das Arbeitsklima vergiftet und der Schaden für den guten Ruf Ihres Unternehmens ist nicht weit. Ganz zu schweigen von langwierigen, zähen Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht, mit denen Sie rechnen können. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung bleibt derweil freilich bestehen.
Sicher ist auch: Ganz im Gegensatz zu einem Fahrkartenkontrolleur wird ein Arbeitsrichter höchstwahrscheinlich nicht einfach mal ein Auge zudrücken, wenn Ihnen bei der Zustellung eines Kündigungsschreibens ein vermeidbarer Fehler unterlaufen ist und beteuern, es beim nächsten Mal richtig zu machen.
Was macht nun eine wirksame Kündigung aus, auf welche Details kommt es sonst noch an und warum lohnt es sich für Sie, sich intensiv mit dem Zugang einer Kündigung und der rechtssicheren Kündigungszustellung auseinanderzusetzen? Wie Sie letztlich eine Kündigung rechtssicher zustellen, erfahren Sie in diesem Artikel!
Inhaltsverzeichnis:
Zunächst einmal: Wann ist eine Kündigung überhaupt wirksam?
Bevor Sie eine Kündigung zustellen, sollte sie zuallererst eines mitbringen: Wirksamkeit. Denn eine nicht wirksame Kündigung brauchen Sie erst gar nicht zuzustellen – sie ist eher ein Fall für den Papierkorb und umso häufiger für Prozesse am Arbeitsgericht.
Damit eine Kündigung wirksam ist, muss sie eine ganze Reihe an rechtlichen Bedingungen erfüllen. Vermag sie das nicht, beginnt das langwierige und kostspielige Prozedere für Sie mitunter schon ganz unabhängig von der Kündigungszustellung. Schauen wir uns also einmal einen Ausschnitt der wichtigsten Merkmale näher an, die eine wirksame Kündigung mitbringen muss:
1. Schriftform
Eine Kündigung per E-Mail, Fax, Telefon, WhatsApp, SMS oder vielleicht mündlich an der Kaffeemaschine? So geht es nicht. Eine Kündigung muss zwingend schriftlich und physisch auf einem Blatt Papier verfasst und obendrein eigenhändig von der kündigungsberechtigten Person unterschrieben werden – mit vollem Namen. So will es § 623 BGB.
Zudem muss die Kündigung dem Empfänger im Original zugehen – Scans oder Kopien sind nicht zulässig. Wird die Erfordernis der Schriftform nicht eingehalten, führt dies gemäß § 125 BGB zur Nichtigkeit der Kündigung.
2. Ordnungsgemäße Kündigungserklärung
Juristisch stellt eine Kündigung eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung dar. Daher gelten hier auch die Regeln über Willenserklärungen aus dem BGB.
Für Sie als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher bedeutet das konkret: Ihr Wille, das Vertragsverhältnis einseitig zu beenden, muss aus dem Kündigungsschreiben eindeutig hervorgehen. Das gilt auch für das Datum, zu welchem Sie die Kündigung aussprechen.
Formulierungen, wie:
„Vielleicht sollten wir getrennte Wege gehen“
oder
„Ich denke, es wäre besser, wenn Sie sich demnächst etwas anderes suchen“
sind alles andere als eindeutig. Sie würden vor Gericht somit nicht als klare Kündigungserklärung durchgehen. Auch dürfen in einer Kündigung keinerlei Bedingungen formuliert sein, von denen das Ende des Vertragsverhältnisses abhängig gemacht wird.
Dazu zählen Sätze wie etwa:
„Wenn Ihre Verkaufszahlen in den nächsten drei Monaten nicht steigen, gilt dieses Schreiben als Kündigung.“
Übrigens: Das Wort „Kündigung“ müssen Sie im Text nicht zwingend verwenden.
3. Einhaltung der Kündigungsfrist
Die Kündigungsfrist ist die Zeit zwischen dem Ausspruch der Kündigung und dem Tag, an dem das Arbeitsverhältnis tatsächlich enden soll. Gesetzliche Standards hierzu sind in § 622 BGB geregelt: Bei bis zu zwei Jahren Betriebszugehörigkeit beträgt die Kündigungsfrist vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.
Ganz unabhängig von anderen Vereinbarungen oder Regelungen: Halten Sie die Frist unbedingt ein! Rein rechtlich muss sie aber nicht zwingend im Kündigungsschreiben angegeben werden. Hier impliziert die Datumsangabe des Ende des Arbeitsverhältnisses das Ende die Berücksichtigung der Kündigungsfrist.
4. Berechtigung zur Aussprache einer Kündigung
Es ist nicht immer der Firmeninhaber, der eine Kündigung ausspricht, so zum Beispiel bei Konzernen oder anderen großen Unternehmen. Wird die Kündigung also durch Stellvertreter, zum Beispiel einem Vorgesetzten oder einen Personaler erklärt, kommt’s auf die Details an – und diese sind in §§ 164 ff. BGB geregelt.
Kompakt erklärt: Um den Arbeitgeber wirksam stellvertreten zu dürfen, muss der Stellvertretende die Kündigung selbst anfertigen und nach außen hin erkennbar im Namen des Arbeitgebers handeln. Auch muss die Person die zur Vertretung erforderliche Vertretungsmacht haben. Letzteres kann sich aus dem Gesetz, durch Prokura oder aufgrund einer Position im Unternehmen ergeben.
Wichtiger Punkt: Für die Kündigung durch einen berechtigten Stellvertreter ist aus rechtlicher Sicht zwar nicht zwingend eine Vollmachtsurkunde erforderlich. Allerdings kann es durchaus sinnvoll für Sie sein, eine solche beizufügen. Denn äußert der Kündigungsempfänger Zweifel an der Vertretungsmacht des Stellvertreters, so kann er die Kündigung zurückweisen. Geschieht dies unverzüglich, so ist die Kündigung unwirksam und Sie müssen erneut kündigen.
5. Kein allgemeiner Nichtigkeitsgrund
Kündigungen von Beschäftigungen sind durch viele Paragraphen geregelt, die hierzulande auch gewissermaßen als ethischer Kompass fungieren. Das ist zum einen die Welt des § 134 BGB, welcher Verstöße gegen gesetzliche Verbote ahndet. Zum anderen ist da der § 138 BGB, welcher anprangert, was gegen die guten Sitten verstößt.
Hier sprechen wir also von den klaren No-Gos der Kündigungsgründe, wie zum Beispiel:
Verletzung von Grundrechten in Verbindung mit § 134 bzw. § 138 BGB
Die Kündigung darf nicht gegen fundamentale Gesetze verstoßen – etwa durch Diskriminierung wegen jemandes Herkunft, Religion oder Geschlecht. Hier lägen klare Verstöße gegen Diskriminierungsverbote Grundrechte vor.
Verstoß gegen gesetzliches Verbot, § 134 BGB
Wenn es ein Gesetz gibt, das sagt: "Dieser spezielle Kündigungsgrund ist tabu!", dann muss sich der Arbeitgeber daran halten. Ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte einen Mitarbeiter kündigen, weil dieser sein Recht auf Elternzeit in Anspruch nimmt. In Deutschland ist das Recht auf Elternzeit im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) klar geregelt. Nach § 18 BEEG ist eine Kündigung während der Elternzeit grundsätzlich unzulässig. Der Arbeitgeber darf also dem Mitarbeiter nicht kündigen, nur weil dieser Elternzeit in Anspruch nimmt.
Verstoß gegen die guten Sitten, § 138 BGB Sittenwidrig ist eine Kündigung zum Beispiel aus reiner Rachsucht oder unter Ausnutzung einer Notlage des Arbeitnehmers. Dies wäre etwa der Fall, wenn ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigt, weil dieser beispielsweise eine Beschwerde wegen Mobbings eingereicht hat. Statt dem Problem jedoch nachzugehen, entscheidet sich der Arbeitgeber dafür, lieber den mutmaßlich gemobbten "Unruhestifter" loszuwerden.
Verstoß gegen Treu und Glauben, § 242 BGB Hier geht es um Fairness und die ungeschriebenen Regeln eines anständigen Miteinanders. Wenn eine Kündigung beispielsweise willkürlich oder in betrügerischer Absicht erfolgt, verstößt sie gegen diesen Grundsatz. Etwa, wenn langjähriger, zuverlässiger Mitarbeiter plötzlich wegen eines kleinen, einmaligen Fehlers gekündigt wird und sich gleichzeitig herausstellt, dass der Arbeitgeber schon vor dem Vorfall einen Ersatz eingestellt hatte.
Diskriminierende Kündigung, § 7 Abs. 1 AGG oder §§ 138, 242 BGB
Diskriminierung ist ein absolutes No-Go bei Kündigungen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nimmt das sehr ernst und sorgt dafür, dass niemand wegen bestimmter Merkmale benachteiligt werden darf.
6. Kein Ausschluss der ordentlichen Kündigung
Es gibt Fälle, in denen das Gesetz oder Arbeits- und Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen eine ordentliche Kündigung rechtlich ausschließen. Beispiele für gesetzliche Regelungen sind der Kündigungsschutz während der Schwangerschaft und Elternzeit gemäß Mutterschutzgesetz oder für Schwerbehinderte nach dem Sozialgesetzbuch.
In solchen Fällen ist eine ordentliche Kündigung nur unter strengen Voraussetzungen oder mit behördlicher Zustimmung möglich. Arbeits- und Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen können ebenfalls besondere Kündigungsschutzklauseln enthalten, die über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehen. In diesen können zum Beispiel längere Kündigungsfristen festgelegt oder ein Schutz bestimmter Gruppen von Mitarbeitern vor einer ordentlichen Kündigung enthalten sein.
7. Soziale Rechtfertigung der Kündigung
Hier gibt das Gesetz unmissverständlich drei wesentliche Aspekte vor, gemäß derer eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein kann: betriebsbedingte, personenbedingte und verhaltensbedingte Gründe.
Bei betriebsbedingten Gründen geht es um Situationen, in denen Veränderungen im Betrieb wie Umstrukturierungen oder Geschäftsrückgänge eine Mitarbeiterkündigung erfordern. Dagegen hängen personenbedingte Gründe, wie der Name verrät, mit der Person des Arbeitnehmers zusammen.
Hierzu zählen etwa fehlende Fähigkeiten oder Eignung, um die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Oder auch, wenn betriebliche oder vertragliche Interessen stark beeinträchtigt werden. Verhaltensbedingte Gründe beziehen sich auf das Fehlverhalten des Arbeitnehmers, wie beispielsweise wiederholte Unpünktlichkeit oder Verstöße gegen Arbeitsanweisungen.
Achtung: Einer verhaltensbedingten Kündigung muss eine Abmahnung vorausgegangen sein. Sie dient dazu, den Arbeitnehmer auf sein fehlerhaftes Verhalten hinzuweisen und ihm die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern. Fehlt eine Abmahnung, riskiert der Arbeitgeber, dass die Kündigung vor Gericht als ungerechtfertigt angesehen wird.
Kündigung rechtssicher zustellen: ohne wirksamen Zugang geht's nicht
Ihre Kündigung ist rechtlich wasserdicht formuliert, jedes Tüpfelchen auf dem 'i' perfekt gesetzt, jedes juristische 'und' und 'aber' bedacht – ein Kündigungsschreiben wie aus dem Lehrbuch also. Allerdings gibt es sehr wohl ein großes Aber: Was nützt das beste Kündigungsschreiben der Welt, wenn es den Empfänger gar nicht erreicht oder sie gar nicht erst beweisen können, dass es der zu kündigenden Person tatsächlich zugegangen ist? Im besten Fall ist die Kündigung nicht mehr wert als das Papier, auf dem sie steht. Im schlechtesten Fall kostet sie Sie viel Zeit, Geld und Nerven.
Das Wichtigste, dass Sie bei all dem verinnerlichen sollten: Der Zugang der Kündigung ist der Dreh- und Angelpunkt des gesamten Prozesses. Die Beweislast dafür liegt bei Ihnen als Arbeitgeber oder Personalverantwortlichen. Sollten Sie vor den Arbeitsrichter gezerrt werden, müssen Sie also beweisen können, dass die Kündigung den Arbeitnehmer auch tatsächlich erreicht hat.
Doch wann ist gilt eine Kündigung als zugegangen? Was sind die größten Fallstricke beim Zugang? Wie können Sie den Zugang gerichtsfest beweisen? Was ist die sicherste Zustellmethode für ein Kündigungsschreiben und was kann passieren, wenn eine Kündigung dem Empfänger scheinbar nicht zugegangen ist? Diesen und weiteren Fragen gehen wir in nachfolgendem Abschnitt auf den Grund.
Warum ist der Zugang der Kündigung so wichtig und was hängt noch dran?
Der Zugang einer Kündigung markiert den Startschuss für zwei extrem wichtige Fristen, die für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer gleichermaßen entscheidend sind:
1. Beginn der Kündigungsfrist
Von nun an tickt die Uhr. Mit dem Zugang der Kündigung bringen Sie die Kündigungsfrist ins Rollen. Von jetzt an beginnt die Frist, innerhalb derer das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet werden kann. Wollen Sie als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Datum beenden, muss die Kündigung der Person also rechtzeitig zugehen.
Angenommen, es gilt eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende und Ihr Ziel ist es, das Arbeitsverhältnis zum 31. Oktober zu beenden. Damit dies gelingt, muss die Kündigung also spätestens am 30. September dem Arbeitnehmer zugegangen sein. Hier ist also Timing gefragt. Eine Kündigung, die auch nur einen Tag zu spät zugestellt wird, kann das Ende des Arbeitsverhältnisses um einen ganzen Monat verschieben.
2. Die Frist für die Kündigungsschutzklage startet
Mit dem Zugang der Kündigung beginnt auf Arbeitnehmerseite wiederum nun die Frist, in der dieser die Kündigung anfechten und eine Kündungsschutzklage beim Arbeitsgerichtin Gang setzen kann. Geht dem Arbeitnehmer die Kündigung am beispielhaften 30. September zu, hat er nun bis zum 21. Oktober Zeit, gegen die Kündigung vorzugehen.
Wer dieses Zeitfenster verpasst, hat meist das Nachsehen, denn dann gilt die Kündigung nach § 7 KSchG als von Anfang an rechtswirksam – selbst wenn sie eigentlich anfechtbar gewesen wäre. Diese Regelung dient der Rechtssicherheit und soll sicherstellen, dass nicht unendlich lange Unsicherheit über den Bestand eines Arbeitsverhältnisses besteht.
Wirksamer Zugang der Kündigung – welche Möglichkeiten gibt es?
Grundsätzlich kann kann Ihre Kündigung dem Arbeitnehmer auf zwei Arten zugehen. Soviel vorab: Eine ist recht simpel, die andere ist auf den zweiten Blick komplexer, als es Ihnen lieb ist.
Möglichkeit 1: „Zugang unter Anwesenden“
Diese in typischem Juristendeutsch umschriebene Variante beschreibt schlicht und ergreifend die persönliche Übergabe der Kündigung. In dem Moment, in dem Sie dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben in die Hand drücken, gilt die Kündigung als zugegangen. Das Datum der Übergabe ist dann auch für den Beginn der Kündigungsfrist maßgeblich.
Doch lauern hier irgendwelche Tücken? Was, wenn der Mitarbeiter die Annahme verweigert oder die Kündigung nicht akzeptiert? Keine Sorge, ganz so einfach lässt sich eine Kündigung von Arbeitnehmerseite nicht vereiteln – selbst dann nicht, wenn dieser die das Kündigungsschreiben erst Wochen später liest oder es Ihnen ungelesen zurückgibt. Denn die Kündigungserklärung ist, wie wir nun wissen, eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die keiner Zustimmung oder Lektüre des Empfängers bedarf. Allein der Erhalt der Kündigung und die Möglichkeit, sie zu lesen, reicht als wirksamer Zugang.
Nichtsdestotrotz kann es für Sie sehr von Vorteil sein, sich den Erhalt der Kündigung durch den Empfänger schriftlich bestätigen zu lassen, falls es doch noch zum Rechtsstreit kommen sollte. Sofern Sie erahnen, dass Sie nicht mit einer Quittierung des Erhalts rechnen können, gehen Sie einfach auf Nummer sicher und übergeben das Kündigungsschreiben im Beisein eines Zeugen. Denn denken Sie daran: Die Beweislast liegt bei Ihnen, wenn das Wort des Gekündigten gegen Ihres steht.
Möglichkeit 2: Zugang unter Abwesenden
Kann die Kündigung nicht persönlich übergeben werden, kann es kniffliger für Sie werden. Erinnern wir uns daher kurz an das Merkmal, dass eine Kündigung eine Willenserklärung darstellt. Gemäß § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB geht eine Willenserklärung unter Abwesenden zu dem Zeitpunkt zu, in dem sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt und dieser die Möglichkeit hat, davon Kenntnis zu nehmen.
Doch was heißt das alles jetzt genau? Reicht hier schon der Einwurf in den Briefkasten? Und wie steht es dann um tatsächliche Kenntnisnahme? Letztere ist, wie auch bei der persönlichen Übergabe, irrelevant für die Wirksamkeit einer Kündigung. Was zählt, ist die Möglichkeit der Kenntnisnahme – und das wäre im Prinzip schon der Einwurf in den Briefkasten. Die Zustellung muss allerdings in einem Zeitrahmen erfolgen, in dem der Empfänger normalerweise die Post erhält. Ein Brief, der Sonntag Nachts um zwei in den Briefkasten geworfen wird, gilt nicht am selben Tag als zugegangen.
Knackpunkt Beweislast – und die liegt beim Arbeitgeber
Auch, wenn es um den Zugang unter Abwesenden geht, stehen Sie vor der Herausforderung, zweifelsfrei beweisen zu können, dass die Kündigung fristgerecht und ordnungsgemäß zugestellt wurde. Nur gestaltet sich dies je nach Zustellart mal mehr, mal weniger einfach. Je nach Art der Zustellung ist es für Sie sogar völlig unmöglich, den Zugang zu beweisen – geschweige denn, dass sich überhaupt ein Kündigungsschreiben im Umschlag befunden hat. Selbstredend, dass Sie unter diesen Voraussetzungen keine guten Karten vor dem Arbeitsgericht haben, wenn der zu kündigende Arbeitnehmer die Kündigung anficht.
Zustellarten von Kündigungen: Vorteile, Nachteile, Risiken
Wie können Sie als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher die Umstände bei der Kündigungszustellung zu Ihrem Gunsten wenden und für einen rechtlich wasserdichten Zugang sorgen? Ganz einfach: Indem Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Zustellarten von Kündigungen kennen.
Allen voran hilft es Ihnen aber, die möglichen Fallstricke zu kennen, die bei der Kündigungszustellung auf Sie warten. Schauen wir uns einmal die Möglichkeiten zur Zustellung an und nehmen sie besonders hinsichtlich ihrer Rechtssicherheit unter die Lupe.
1. Zustellung der Kündigung per Brief
Kündigungsschreiben eintüten, Marke drauf, ab zur Post, zugestellt, fertig! Was soll hier schon schiefgehen? Eine ganze Menge! Tatsächlich ist diese Art der Zustellung, zusammen mit dem eigenhändigen Einwurf in den Briefkasten, die wohl unsicherste Variante, die Sie wählen können.
Das Hauptproblem: Die fehlende Beweiskraft. Der Arbeitnehmer könnte behaupten, nie Post von Ihnen erhalten zu haben – es wäre schließlich nicht das erste Mal, dass ein Brief auf dem Postweg verloren ginge. Und selbst wenn der Empfänger zugibt, einen Brief erhalten zu haben, können Sie dennoch nicht beweisen, ob sich tatsächlich ein Kündigungsschreiben oder aber ein völlig anderes Schriftstück im Umschlag befand.
Ein weiterer kritischer Punkt: Die Zustellgeschwindigkeit. Sie haben keinerlei Kontrolle darüber, wie schnell die Post Ihren Brief zustellt. Benötigt sie länger als geplant, riskieren Sie, dass die vorgegebene Kündigungsfrist verstreicht. Einzig ein Expressversand würde hier helfen – dann käme die Sendung pünktlich an, bloß fehlt Ihnen erneut der Beweis, dass dem Empfänger auch wirklich ein Kündigungsschreiben zugegangen ist.
Nicht zu unterschätzen ist auch die Möglichkeit der Zugangsvereitelung: Was, wenn der Arbeitnehmer schon ahnt, dass da etwas Unangenehmes auf ihn zukommt? Die Erfahrung kennt Fälle, in dem der zu Kündigende seinen Briefkasten unzugänglich macht oder ihn sogar einfach entfernt. Dadurch ist Ihr Kündigungsbrief nicht zustellbar und landet buchstäblich postwendend wieder bei Ihnen.
2. Kündigung per Einschreiben Einwurf
Die Kündigung via Einschreiben Einwurf erscheint als Zustellmethode auf den ersten Blick sicher, hat tatsächlich aber ihre juristischen Tücken. Die Prozedur: Der Postbote wirft das Einschreiben in den Briefkasten des Empfängers und dokumentiert den Einwurf mit Datum und Uhrzeit. Ein Identifikationsetikett wird auf den Auslieferungsbeleg geklebt und eingescannt.
Doch hier liegt bereits das erste Problem: Das Original des Belegs wird durch den Scanvorgang vernichtet, was rechtlich gesehen von Bedeutung sein kann. Der Einlieferungsbeleg in Verbindung mit dem Scan-Nachweis stellt dagegen lediglich einen Anscheinsbeweis dar. Es wird also lediglich angenommen, dass die Sendung zugegangen ist. Aber Achtung: Dies ist eher ein Indiz als ein definitiver Beweis. Als Arbeitgeber tragen Sie die Beweislast, sollten Zweifel am korrekten Ablauf des Zustellverfahrens aufkommen.
Ein weiteres Risiko besteht darin, wenn der Empfänger behauptet, im Umschlag wäre gar keine Kündigung, sondern lediglich einen Firmenprospekt enthalten gewesen. Ohne einen Beweis des tatsächlichen Inhalts stehen Ihre Chancen vor Gericht auch bei dieser Zustellvariante schlecht.
Zusätzlich fällt die Rechtsprechung zur Beweiskraft von Einwurfeinschreiben nicht immer zugunsten des Arbeitgebers aus. In einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln (5 Sa 957/09) wurde festgestellt, dass ein Einwurfeinschreiben keinen sicheren Nachweis des Zugangs einer Kündigung darstellt. Das Gericht betonte, dass ein Einwurfeinschreiben nicht zwingend belegt, dass der Brief tatsächlich in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, insbesondere wenn der Briefkasten für Dritte zugänglich ist.
3. Übergabe-Einschreiben / Einschreiben mit Rückschein
Diese Variante scheint dem Einschreiben-Einwurf zunächst überlegen. Denn beim Übergabe-Einschreiben beziehungsweise Einschreiben mit Rückschein wird, wie der Name schon verrät, das Einschreiben direkt dem Empfänger oder einer berechtigten Person gegen Unterschrift übergeben.
Was zunächst sehr sicher klingt, wirft auch schon die nächste Frage auf: Was passiert, wenn niemand zu Hause ist? In diesem Fall hinterlässt die Post einen Benachrichtigungsschein im Briefkasten. Die Sendung wird dann sieben Werktage in der Postfiliale aufbewahrt, bis sie vom Empfänger abgeholt wird – oder eben auch nicht.
Holt die zu kündigende Person das Schreiben nämlich nicht ab, weil sie möglicherweise schon ahnt, was da im Busch ist, geht die Post wieder zurück an den Verfasser. Denn der Zugang der Kündigung gilt rechtlich erst dann als erfolgt, wenn das Originalschreiben tatsächlich ausgehändigt wird. Zur Abholung eines Einschreibens ist der Empfänger jedoch nicht verpflichtet. Der Benachrichtigungsschein allein reicht für einen wirksamen Zugang der Kündigung nicht aus.
Ein weiteres Szenario: Der Empfänger verweigert die Annahme des Einschreibens. Schon stehen Sie als Arbeitgeber erneut vor der Herausforderung, einen neuen Zustellversuch zu starten. Und was, wenn der Empfänger das Einschreiben doch annimmt? Dann können Sie anhand des Auslieferungsbelegs lediglich nachweisen, dass ihre Postsendung zu einem bestimmten übergeben wurde. Einen gerichtsfesten Beweis für den tatsächlichen Inhalt benötigen Sie allerdings nach wie vor.
Kündigung per Bote / Protokollierte Zustellung von Kündigungen
Soviel vorab: Dies ist der Goldstandard unter den Kündigungszustellungen und bietet Ihnen nach der persönlichen Übergabe das höchste Maß an Rechtssicherheit. Nicht immer lassen sich Kündigungen jedoch persönlich übergeben – erst recht nicht in größerer Stückzahl, womöglich noch innerhalb einer relativ kurzen Zeitspanne. Hier kommt die Botenzustellung ins Spiel, wenn Sie Kündigungen rechtssicher zustellen möchten.
Die Kündigung per Bote unterscheidet sich grundlegend von postalischen Zustellungen: Ihr beauftragter Bote übermittelt Ihr Kündigungsschreiben protokolliert, direkt und persönlich an den Empfänger. Dabei ist es ist insbesondere detaillierte Dokumentation, die den Schlüssel zur rechtssicheren Zustellung ausmacht.
Da der Bote beziehungsweise Kurier den Inhalt Ihres Kündigungsschreibens überprüft und dies im Protokoll festhält, haben Sie die Beweislage ganz klar auf Ihrer Seite. Denn wir erinnern uns: Bei allen zuvor genannten Zustellmethoden kann Ihre Kündigung in letzter Instanz an der bloßen Behauptung des Gekündigten scheitern, es hätte sich kein Kündigungsschreiben im Umschlag befunden. Diese Behauptung können Sie nun ganz einfach entkräften.
Der Bote hält das Datum, die exakte Uhrzeit, den Ort und weitere relevante Umstände des Zustellvorgangs im Protokoll fest – etwa, ob das Kündigungsschreiben persönlich übergeben oder im Briefkasten zugestellt wurde oder beispielsweise auch, ob der Empfänger die Annahme verweigert beziehungsweise den Zugang zu vereiteln versucht hat.
Jetzt, wo alle erdenklichen Details und Situationen dokumentiert sind, die für eine rechtssichere Kündigungszustellung zählen, haben Sie mit dem Protokoll einen gerichtsfesten Nachweis in der Hand, der Ihnen viel Ärger erspart. Und sollte die gekündigte Person dennoch einen Rechtsstreit eingehen wollen, haben Sie mit dem Boten einen Zeugen vor dem Arbeitsgericht parat.
Fazit: Bei der rechtssicheren Kündigungszustellung zählt jedes Detail
In einem Arbeitsklima, das von Fairness und Respekt geprägt ist, sollte die Kündigung natürlich immer der letzte Ausweg sein. Wenn sie aber unumgänglich wird, dann sorgen Sie dafür, dass Sie auf juristisch festem Boden stehen.
Mit einer rechtssicher formulierten und zugestellten Kündigung sparen nicht nur Zeit, Nerven und Kosten. Sie zeigen auch Ihre Professionalität und Achtung gegenüber dem Gesetz und dem betroffenen Mitarbeiter. Doch die Zustellung von Kündigungen kann auch zur Herausforderung werden. Jeder Schritt muss daher wohlüberlegt sein, denn die Stolperfallen sind nicht immer offensichtlich.
Kündigung rechtssicher zustellen: Was haben wir gelernt?
Die Zustellung einer Kündigung geht weit über einen rein formalen Akt hinaus. Es ist ein Prozess, bei dem Sorgfalt, Genauigkeit und strategisches Denken gefragt ist, wenn er rechtssicher vonstatten gehen soll.
Wir haben viele Wege kennengelernt, eine Kündigung zu übermitteln. Leider führen nicht alle ans Ziel. Auf manchen landen Sie in einer Sackgasse. Viele führen Sie über steiniges und rechtlich holpriges Terrain. Nur die wenigsten wiederum bieten Ihnen eine sichere Passage durch die Unwägbarkeiten der rechtssicheren Zustellung.
Immer und immer wieder taucht dabei das Stichwort „Beweislast“ auf. Denn als Arbeitgeber tragen Sie einerseits die Verantwortung dafür, dass die Kündigung den Empfänger erreicht, andererseits müssen Sie im Zweifelsfall einen gerichtsfesten Beweis für den Zugang haben. Scheinbar einfachere Wege, wie etwa die Zustellung per Brief oder Einschreiben, beweisen vor den Arbeitsgerichten dagegen immer wieder eines: dass sie nichts beweisen.
Die meiste Rechtssicherheit bietet Ihnen die Zustellung per Bote. Hier haben Sie einen lückenlosen, gerichtsfesten Nachweis in Form eines Protokolls in der Hand – sowohl darüber, dass Ihre Sendung angekommen ist, als auch, dass sich im Kuvert genau das befand, was Sie zustellen wollten: ein rechtlich einwandfreies Kündigungsschreiben.
Sollte es dann doch noch zum Rechtsstreit kommen, steht das Wort des Gekündigten gegen den Inhalt des Protokolls und gegebenenfalls die Zeugenaussage des Boten – eine Absicherung, die Gold wert sein kann. Letztendlich wissen wir: Die vermeintlich kleinen Details entpuppen sich oft als große Stolpersteine.
Und weil im Arbeitsrecht, wie auch im öffentlichen Nahverkehr, ein kleiner Fehler zu einer sehr teuren Fahrt führen kann, sollten Sie, gerade wenn es um die rechtssichere Zustellung von Kündigungen geht, nichts dem Zufall überlassen.